Onko lastensuojelun tietoturva kunnossa?

Kun asiakastietojärjestelmän tietoturva toimii, lokitiedoista näkee, kuka on katsonut asiakkaan tietoja ja milloin. Hyvä järjestelmä pakottaa myös salasanan säännölliseen vaihtamiseen.

Psykoterapiakeskus Vastaamon rikosvyyhti opettanee ottamaan tietoturva-asiat vakavasti. Helsingin käräjäoikeus asetti sen konkurssiin helmikuun puolivälissä. Tietomurrossa vietiin kymmenientuhansien asiakkaiden henkilötietoja ja potilastietoja sekä koetettiin kiristää Vastaamoa ja sen asiakkaita.

Lastensuojelun työntekijän on viipymättä kirjattava suunnittelun, toteuttamisen ja valvonnan toimet. Huolellinen asiakirjojen kirjoittaminen on tärkeää sekä asiakkaan että työntekijän oikeusturvalle.

Vaikka lastensuojelun asiakasasiakirjojen laadinta, säilytys ja tietojen luovuttaminen ovat moninaisesti säänneltyjä, toteutuksen leväperäisyys voi vesittää tarkan sääntelyn.

Tiedetään, että tietotekniikka ja byrokratia ovat haavoittuvia. Asianosaisilta vaaditaan tarkkuutta – eikä viranomaisvalvontakaan olisi pahaksi.

Lastensuojelussa tietoturvan tulisi olla kunnossa kaikkialla Suomessa

Kun kotinsa ulkopuolelle sijoitettu nuori täyttää 18 vuotta, hän saa lukea itseään koskevat sosiaalihuollon asiakirjat.

Asiantuntija Aino Taipalus, 24, Osallisuuden aika -yhdistyksestä arvioi, että nykyisistä lastensuojelunuorista ani harva tietää tämän.

– Jos asiakirja on tehty, kun nuori on kriisissä, tiedon tuottaminen voi olla hankalaa. Niinpä nuori ei aina tunnista itseään siitä, mitä itsestä on kirjattu, Taipalus sanoo.

Ongelmaa lisää sosiaalityöntekijöiden vaihtuvuus. Jos uusi sosiaalityöntekijä on ennen tapaamista lukenut nuoren käyttäneen huumeita ja käyttäytyneen väkivaltaisesti, nuori ei voi tehdä suotuisaa ensivaikutelmaa. Silti nuori on voinut muuttua jo kuukaudessa niin paljon, etteivät kirjaukset kerro tapaamishetkestä.

Lastensuojelu on muiden sosiaalipalveluiden mukana siirtymässä Kanta-palveluun, jossa kirjaamiselta vaaditaan tasalaatuisuutta. Tämä ehkä vastaa siihen Taipaluksen toiveeseen, että lastensuojelussa kirjaaminen ja tietoturva olisivat kaikkialla Suomessa kunnossa.

Nuoren tulisi saada tarkistaa kirjaukset heti kirjaushetkellä

Taipalusta harmittaa, että vanhentuneet ja jopa virheelliset kirjaukset voivat heikentää nuoren kohtelua esimerkiksi terveydenhuollossa.

Hän toivoo, että sijoitettu nuori voisi tarkistaa itseään koskevan tekstin heti kirjaushetkellä. Tämä sujuisi, jos kirjaaminen tehtäisiin nuoren kanssa yhdessä.

Myös lastensuojelun avopalveluiden projektivastaava Jouko Kiesiläinen Varsinais-Suomen Sosiaalipalvelut Oy:stä toivoo, että lapsi voisi osallistua tietojensa kirjaamiseen. Kiesiläinen tekee kasvatustieteiden väitöskirjaa Lapin yliopistoon.

Kanta-palvelussakin korostuu osallistava kirjaaminen, mikä edistäisi tietojen oikeellisuutta ja kirjaamisen läpinäkyvyyttä.

– Kun nuori ei pääse tietoihinsa ajantasaisesti, virheellinen tieto voi vaikuttaa monin tavoin nuorta koskeviin päätöksiin, Kiesiläinen sanoo.

Hän pohtii, voisiko lapsen lisäksi myös lapsen huoltaja kommentoida kirjauksia suoraan tietojärjestelmään.

Kun lapsi on sijoitettuna, hän voi aina saada kirjaustietonsa pyytämällä sosiaalityöntekijältä. Sama pätee kaikkiin lapsiin ja heidän huoltajiinsa. Monessa kunnassa halutaan pyyntö käytännössä kirjallisena. Näin siksi, että laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta säädetään, että tieto asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee.

– Kuinka moni 13-vuotias lukee postista tulleen 15-sivuisen pumaskan tarkasti? Taipalus kysyy.

Hän esittääkin, että sijoitettu lapsi pääsisi suoraan omaan sähköiseen tietokantaansa – ja voisi kommentoida dokumentteja itselleen sopivimpana aikana.

Nuorten Ystävät -palvelut Oy:ssä on alustavasti kokeiltu yhdessä kirjaamista nuoren kanssa. Kehitysjohtaja Mikko Oranen näkee yhteiskirjaamisessa monia etuja:

– Teksti tulee kerralla kuntoon, ja kirjoittaminen auttaa työstämään ajankohtaista asiaa, Oranen kiittelee.

Riskejä lastensuojelun tietojärjestelmissä

Jouko Kiesiläinen ja hänen tutkijakollegansa tarkastelivat yhtä lastensuojelun tietojärjestelmää. He havaitsivat siinä riskiksi esimerkiksi sen, että asiakkaille luovutetuissa dokumenteissa ei näy kirjausten muokkaushistoriaa.

Lastensuojelun työntekijän vaitiolovelvollisuus on elinikäinen, ja työhön liittyvät kirjaukset ovat salassa pidettäviä. Silti viime vuosina medioissa on kerrottu tapauksista, joissa lastensuojelun työntekijä on tirkistellyt asiakastietoja tai viranomainen on hukannut kymmenien asiakkaiden asiakirjoja.

Kiesiläinen huomauttaa, että tietojärjestelmien mahdollistamien väärinkäytösten muotoja ja laajuutta on vaikea todentaa.

– On tärkeää kehittää tietojärjestelmiä siten, että niitä ei voi käyttää väärin ainakaan kiireen tai huolimattomuuden vuoksi.

Seuranta voi olla löyhää, vaikkakin aluehallintovirasto voi tarkistaa vaikkapa lastensuojelun tietojärjestelmien käytön. Tämän lisäksi kunnissa tehdään pistokokeita.

– Lopulta pääsy asiakkaan tietoihin, tiedon oikeellisuus ja läpinäkyvyys perustuvat toiveeseen, että käyttäjä ei väärinkäytä tietojärjestelmää, Kiesiläinen arvioi.

Yleensäkin hän toivoo nykyistä parempaa valvontaa.

– ”Kuka vartioi vartijoita?” on yhä hyvä kysymys.

Lastensuojelun työntekijöiden on hallittava tietoturvan perusteet

Mikko Oranen sanoo, että tietoturvan heikoin lenkki on järjestelmän käyttäjä. Siksi Nuorten Ystävien kaikkien työntekijöiden on osallistuttava tietoturvakoulutukseen. Lisäksi asumisyksiköissä muistutetaan jatkuvasti tietoturvan tärkeydestä.

Oranen tietää, että lastensuojeluun hakeutuu ihmisiä, jotka ovat hyviä tärkeimmässä työn osassa eli nuorten kanssa toimimisessa. Mutta moni heistä tarvitsee tukea kirjallisessa ilmaisussa, joten ainakin Nuorten Ystävissä tarjotaan kirjaamiskoulutusta.

Tuotantotalouden insinöörinä Aino Taipalus sanoo, ettei sosiaalialalle kouluttautuneelta voi olettaa diplomi-insinöörin tietoturvataitoja, mutta tekniikkaa tarvitaan inhimillisen ja eettisen työn turvaksi. Hän pitää selvänä, että lastensuojelun kaikkien työntekijöiden on hallittava tietoturvan perusteet. Siihen tarvitaan työnantajan tarjoamaa koulutusta.

– Digitalisaatiota pitäisi hyödyntää enemmän jo siksi, että sosiaalityöntekijä voi toimia kaukana, ja lapsi tai nuori saattaa tavata hänet ehkä vain kerran puolessa vuodessa.

Tietoturva kehittyy nopeasti, mikä vaatii moniammatillisuutta. Lastensuojelussa tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että henkilöstöä kuullaan, kun otetaan uutta tietotekniikkaa käyttöön.

– Lastensuojelua pitää kuulla esimerkiksi kirjaamisten suunnittelussa, Taipalus sanoo.

Lastensuojelun dokumentointi työllistää

Sijaishuoltoyksiköissä tehdään rajoituspäätöksiä mutta ennen kaikkea päivittäiskirjauksia ja muita dokumentteja. Yksiköt raportoivat kirjallisesti kuukausittain lapsen kehityksestä tämän sosiaalityöntekijälle, ja lapsi saa kertoa raportista näkemyksensä.

Mikko Oranen kiteyttää, että jo viranomaisohjeiden mukaan asiavirheet on korjattava. Jos syntyy näkemyseroja, hyvä kirjaaminen kertoo, kenen ajatuksia on kirjattu:

– Jos poliisi palauttaa karanneen nuoren ja kertoo nuoren olleen humalassa, mutta nuori kiistää humalatilan, molemmat näkemykset kirjataan.

Oranen pohtii kirjaamisten paljoutta. Esimerkiksi nuoren oikeuksien rajoittamistoimet pitää kirjata perusteluineen. Kriisissä nuori tarvitsee kuitenkin aikuisen lähelleen, jolloin työntekijä venyttää usein työvuoroaan ja kirjaa tapahtumat myöhemmin.

– Tietoturvamme on kunnossa, mutta miten saadaan dokumentointi sovitettua työpäivään? Ettei se muistilappu unohdu toimiston pöydälle…

Pohjanmaan aluejohtaja Toni Ranta Nuorisopsykiatrinen asumiskoti Puro Oy:stä sanoo, että jos lapsi perustelee näkemyksensä hyvin, kirjaus tehdään siten kuin lapsi sanoo.

Purossa sijoitetuille lapsille opetetaan myös sitä, että he pitäisivät omat asiansa ominaan.

– Toivomme, ettei lapsi esittele kuukausiraporttiaan kaikille, jotta hänelle ei myöhemmin koidu hankaluuksia.

Rannan mukaan tietoturva lastensuojelussa on alati parantunut. Jo sosiaali- ja terveysalan opinnoissa pitää oppia, ketkä voivat tarkastella asiakkuusasioita, millä laajuudella ja välineillä.

Onko lastensuojelun kirjaamiseen tulossa litterointisovellus?

Lehtemme Erityislapsiperhe & lastensuojelu -kolumnisti kirjoitti viime lokakuussa, että lastensuojelun laaja dokumentaatio horjuttaa asiakkaan oikeusturvaa. Kolumnistin mukaan kirjaamiset sisältävät tulkintoja, jotka usein ovat piiloista vallankäyttöä.

Ratkaisuksi hän ehdotti selkokielistä opasta, johon koottaisiin asiakkaan oikeudet. Oppaan pitäisi olla helposti saatavilla verkossa ja esitteinä.

Kolumnisti ehdottaa myös kaikkien tapaamisten äänittämistä, sillä keskustelut voi litteroida eli purkaa tekstiksi automaattisesti. Kun puheista olisi luettavissa joka sana, tulkintojen merkitys vähenisi.

Tietojärjestelmätieteen yliopistotutkija Kai K. Kimppa Turun yliopistosta on käyttänyt jo kauan englanninkielistä litterointisovellusta. Hän uskoo myös suomenkielisen, lastensuojelun kirjaamiseen sopivan litterointisovelluksen pian tulevan – jos ei jo ole tullutkin – markkinoille.

– Käsin tehtynä litterointi sujuu työläästi, ja hyvä tulos vaatisi havaintojen lisäämistä. Videointikaan tuskin aina onnistuisi, Kimppa aprikoi.

Hän painottaa tietoturvan merkitystä lastensuojelussa, jotta arkaluontoinen tieto ei leviä.

– Lopulta keskeisin tietoturvaongelma on se, että ihmisten hyväntahtoisuutta käytetään hyväksi. Jos ei olla valppaita, tietojärjestelmistä saadaan irti sellaista, mitä ei pitäisi saada.